退役士兵档案是维护退役士兵合法权益、考察了解和正确选拔使用退役士兵的重要依据，具有一定查考利用价值。近年来，由于受参加社保、就业、落实优抚政策等因素的影响，退役士兵档案查阅、使用频率增高，且随着经济社会的发展，这种趋势还将继续保持下去。
但从退役士兵档案管理的实际看，还存在不少问题：一是部分档案丢失。退役士兵档案，有的在乡镇、有的在民政部门、有的在人武部，有的甚至在个人手中，由于日常管理不够规范，已造成部分档案损毁或丢失，出现了查不到、找不着的问题。二是保管措施不力。由于重视不够，管理制度不完善等原因，退役士兵档案的保管不规范，场所不稳定，防护不得当，影响到档案的齐全完整。三是查找利用困难。缺乏系统规范的整理、编号、建档、标识等工作程序，造成查找利用困难，并易使工作人员不愿意去仔细帮助查找。四是制度不健全。退役士兵档案的接收、移交、整理和保管、统计、借阅利用等方面缺乏系统有效的管理制度，造成手续不清，管理不够有序，影响了档案的保管及利用。为加强和规范我省退役士兵档案的管理和使用工作，提出如下建议：
一、明确管理主体，实现统一保管。为防止多头管理、无序管理，实行退役士兵档案的集中统一管理是有必要的。近年来，外地一些省市将退役士兵档案作为国家档案的重要组成部分，统一移交市、县档案局集中管理，由于档案局在场所、设施和管理制度方面较为专业，取得的效果也较好。建议我省在加以调查研究的基础上，明确退役士兵档案由档案局统一集中管理。
二、建立完善制度，健全工作机制。研究制定退役士兵档案管理办法，从档案的接收移交、统一管理、保管要求、查询利用、工作制度、工作责任等方面做出系统的规定，对档案的具体整理提出明确标准，通过完善制度推动退役士兵档案管理的规范化、标准化。负责统一管理的单位要将责任落实到具体人，制定具体的工作制度，健全相关工作机制，确保退役士兵档案管的好、用的好。
三、加强整理管护，方便查找使用。负责统一管理的单位要安排专业的库房、档案柜，完善防盗、防火、防潮等专业防护措施，对退役士兵档案进行认真整理、分类和系统编目，并对档案内容进行数字化全文扫描，进行计算机著录。同时，建立相关查阅、使用的制度和规定，为档案的利用提供高效、便捷、优质的服务。
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